Documentos para fazer inventário: o checklist

A base de documentos para o inventário é sempre a mesma: certidão de óbito, documentos de todos os herdeiros, provas do parentesco, a certidão de testamento e as certidões de cada bem. O que muda é o resto, conforme o patrimônio deixado. Reunir tudo antes de protocolar é o que mais encurta o processo, porque a falta de um único papel trava o andamento inteiro.

Por onde começar a lista de documentos?

Por três grupos, na ordem: quem morreu, quem herda e o que ficou. O inventário nada mais é do que provar essas três coisas para o cartório ou para o juiz, apurar o imposto e transferir os bens.

A exigência de organizar essas informações não é invenção de cartório. No inventário judicial, o art. 620 do Código de Processo Civil lista o que o inventariante precisa declarar: a qualificação do falecido, do cônjuge e dos herdeiros, a relação completa dos bens e as dívidas. Cada documento da lista abaixo existe para sustentar uma dessas declarações.

Antes de qualquer coisa, uma providência que muita gente pula: a busca por testamento na Central Notarial de Serviços Eletrônicos Compartilhados, a CENSEC. A certidão dessa busca diz se existe ou não um testamento registrado, e isso muda a via do inventário. Começar sem essa certidão é começar no escuro.

Documentos da pessoa falecida e dos herdeiros

Este é o grupo mais simples de reunir, e o que costuma já estar em casa.

Documento	Para que serve
Certidão de óbito	Prova o falecimento e abre a sucessão. É o documento que dá início a tudo.
Identidade e CPF do falecido	Identifica o autor da herança e vincula os bens a ele.
Identidade e CPF de cada herdeiro	Qualifica quem tem direito à herança.
Certidão de casamento do cônjuge sobrevivente, atualizada	Define o regime de bens e a meação, que não se confunde com a herança.
Pacto antenupcial registrado, se houver	Comprova regime de bens diferente do legal, o que altera a partilha.

A certidão de casamento precisa ser atualizada, emitida há pouco tempo, porque nela constam averbações que mudam o resultado, como separação, divórcio anterior ou alteração de regime. Uma certidão antiga esconde informação que o cartório vai exigir depois.

Documentos que provam quem é herdeiro

Aqui se comprova o vínculo de cada pessoa com o falecido. É o que autoriza alguém a receber a herança.

• Certidão de nascimento dos filhos solteiros, ou certidão de casamento dos filhos casados, para provar a filiação.
• Certidão da CENSEC sobre existência ou inexistência de testamento.
• Documentos que comprovem união estável, quando o companheiro sobrevivente é interessado: escritura pública, sentença ou termo declaratório registrado.

A união estável merece atenção. Quando os demais herdeiros reconhecem a convivência, ela pode ser declarada no próprio inventário. Quando não reconhecem, ou quando o companheiro é o único sucessor, a lei passa a exigir prova mais robusta, em regra já registrada. Documentar a união ainda em vida evita uma disputa demorada depois.

Documentos dos bens

Este é o grupo que mais varia, porque depende do que a pessoa deixou. Cada tipo de bem tem o seu documento próprio.

Bem	Documento	Por que é exigido
Imóvel urbano	Certidão de matrícula atualizada, do Cartório de Registro de Imóveis	Prova a propriedade e mostra ônus, penhoras e inventários anteriores pendentes.
Imóvel urbano	Carnê de IPTU ou certidão de valor venal	Serve de referência para a base de cálculo do imposto.
Imóvel rural	CCIR e comprovante de ITR	Identifica o imóvel no cadastro rural e comprova a regularidade fiscal.
Veículo	CRLV atualizado	Identifica o veículo e o vincula ao espólio.
Contas e aplicações	Extratos na data do óbito	Fixam o saldo que integra a herança naquela data.
Quotas de empresa	Contrato social e alterações	Mostram a participação do falecido na sociedade.
Consórcio e previdência privada	Extratos e apólices	Definem se há valor a receber e sob qual regra.

A matrícula atualizada do imóvel é a peça mais importante deste grupo, e a que mais surpreende as famílias. É nela que aparece se o imóvel ainda está no nome de um avô, se existe um financiamento em aberto ou se um inventário anterior nunca foi concluído. Enquanto essas pendências não são resolvidas, o novo inventário não avança.

E as dívidas e as certidões negativas?

Entram, e não podem ser ignoradas. O inventário apura o patrimônio líquido, o que sobra depois de pagas as dívidas do falecido com os próprios bens deixados.

• Comprovantes das dívidas: financiamentos, cartões, empréstimos, despesas médicas e funerárias.
• Certidões negativas de tributos federais, estaduais e municipais.

Um detalhe que economiza dinheiro: verifique se algum financiamento tinha seguro prestamista. Em muitos contratos, o seguro quita o saldo devedor com o falecimento, e a família só descobre isso quando vai reunir os documentos. Levantar esse ponto antes evita pagar uma dívida que já estava coberta.

Documentos específicos que costumam faltar

Alguns papéis só aparecem em casos particulares, e justamente por isso são esquecidos.

• Testamento e a sentença que autorizou a via extrajudicial. Havendo testamento, ele passa primeiro pelo juiz. Só depois, com a sentença transitada em julgado, a partilha pode seguir para o cartório em determinadas situações.
• Documentos de empresa completos, quando o falecido era sócio: contrato social, todas as alterações e o balanço mais recente, para apurar o valor das quotas.
• Alvará em vez de inventário, para casos restritos. A Lei nº 6.858/1980 dispensa inventário para saldos de FGTS, PIS/PASEP e verbas trabalhistas não recebidas. Se o falecido só deixou esses valores, o caminho é um pedido de alvará, mais curto, sem partilha.

O que mais atrasa o inventário?

Não é o cartório nem o juiz. É a documentação. Na prática, quatro gargalos respondem pela maior parte da espera:

1. Matrícula de imóvel desatualizada ou irregular. Imóvel sem averbação de construção, em nome de pessoa já falecida antes, ou com inventário anterior nunca concluído.
2. Certidão que demora a sair. Certidões de vara, de trânsito em julgado e algumas certidões negativas dependem do prazo do órgão emissor.
3. Herdeiro sem documento em ordem. CPF irregular, certidão de casamento antiga, herdeiro no exterior sem documento consularizado.
4. Dúvida sobre os bens. Conta esquecida, quota de empresa antiga, imóvel comprado por contrato de gaveta sem registro.

A lição prática é sempre a mesma: quem começa reunindo a documentação, e não protocolando a ação, chega ao fim muito mais rápido. Um inventário com todos os papéis em ordem pode ser concluído em poucas semanas na via do cartório. O mesmo caso, com um imóvel irregular, pode levar anos.

Para entender qual via se aplica ao seu caso, cartório, arrolamento ou inventário judicial, e como organizar a apuração do imposto e o registro final dos bens, a página sobre inventário e partilha traz o procedimento completo, etapa por etapa.